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績效面談的正確姿勢

在績效實施中,許多HR認為做績效考核,HR主要精力應放在協助業務部門定好員工績效計劃,到期進行考評核算,而在績效考核結束后的績效面談環節是業務主管和員工之間的事,HR只需要確認結果就好了。而有的HR卻認為績效溝通,HR應在場,由員工領導、HR與員工三方進行面談溝通。那么對于績效面談環節,HR應怎么做呢?

1.什么是績效面談?

績效反饋面談是績效結果反饋中非常重要的環節,它是通過考核人與被考核人之間的溝通,就被考核人在考核周期內的績效狀況進行面談和交流的過程。在肯定被考核人成績的同時,找出被考核人績效中的不足并加以改進。

對于績效面談,有很多說法,我個人認為績效面談最好是一對一進行的,因為績效考核的本質是考核人與被考核人之間的事情,HR在這個過程中承擔的更多是組織作用。考核人如何管理被考核人,如何和被考核人談績效,更多還是要考核人和被考核人之間來完成。這也在一定程度上體現了考核人對被考核人的尊重。

當然我說的只是一般情況,如果是有一些特殊情況,可以HR在場。比如這個管理者今年剛晉升,第一次做績效面談,想請HR在場做一定的指導;或者這個管理者已經認為下屬已經沒辦法教育、感化、挽救了,需要HR在場壯壯膽,也是可以的。

績效面談大致可以分為三大類:開始的績效計劃的面談、過程中的績效指導的面談、末期的績效結果總結面談。

2.一套完整的績效面談,可以分八步

1.事先通知

這個環節的要點:一是考核人要提前做好計劃,確定面談的目的和目標,為面談的基調、內容、方向性等做好充分的準備;二是提前告知被考核人面談的時間、地點、目的以及需要被考核人準備的資料等。

2.開場白

面談的準備工作固然很重要,但面談的實施過程更加重要,他能給被考核人最直接的感受。所以,一定要在面談過程中注意方式、方法,讓整個面談在融洽的氣氛中開場和進行,才能起到幫助被考核人提高績效的目的。

這個環節的要點是考核人要清晰準確的說明這次面談的目的,確定被考核人知道公司的績效政策。溝通過程中,考核人要保持一個相對正式和嚴肅的態度,不宜過于輕松,但也不需要太拘謹和死板。如“我們來隨便聊聊”、“來說說你最近的工作吧”,這類開場白就顯得很不正式。

比如:根據公司的績效管理辦法(如果被考核人不清楚,可做一定解釋),公司在充分了解你考核期內工作成果的基礎上,對你的工作績效做了評估。我們通過本次面談,想達到兩個目的:一是與你溝通上期的考核得分,二是針對你上一期的工作表現,我們一起來尋找績效改進的計劃和步驟。我們現在開始好嗎?

3.聆聽被考核人的自我評估

聆聽的過程需要給被考核人一些簡單的反饋,一種是無聲的,比如點頭或凝視對方;另一種是有聲的,比如“恩”、“哦”。還要通過他的陳述,判斷出他的特質,面談對象的不同,考核人應掌握相應的技巧,才能取得較好的面談效果,真正發揮績效反饋的作用。

4.告知被考核人績效評估結果

這個環節的要點是簡明、客觀、真實、準確的表達出考核人的觀點,在說明結果的過程中不需要做太多的解釋。要圍繞當初設定的目標展開,若中途有調整的變化需要說明。在告知結果之后,請被考核人說明目標沒有完成的原因、打算如何改進、具體的實施計劃以及需要考核人給予哪些支持或幫助等。

5.與被考核人協商有異議的部分

有異議是正常現象,異議不代表矛盾,不要因為有異議或異議太多而心情煩躁,也不要刻意逃避,要正面的處理。處理的原則為:

(1)求同存異,從彼此皆認可的相同處著手。

(2)不要爭論,多用事實和數據說明彼此的理由。

(3)就事論事,對事冷酷,對人溫暖。

(4)注意措辭,不要用一些極端的字眼。

6.制定計劃

要明確完成的具體完成時間、具體改進的事項、計劃中各方的責任、跟進的方式等等,要形成書面文件。對賴皮型的人或經常不守約的人,必要時可以好言提醒他,若他無法信守承諾,你可能會采取的行動,以及他將要承擔的后果。

7.確定下次溝通的時間和內容

考核人不需要等每個考核周期到的時候才跟被考核人溝通,可以根據制定的改進計劃中的跟蹤時間持續跟進,達到過程中的監控、糾偏、推進的目的。

8.肯定被考人的貢獻,以正能量收場

不論過程中說了多少被考核人的不足,結尾要落在積極的方面,要讓他感受到信心、期許、力量和希望。

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